Paramètres et administration de la clinique

Comment me connecter à HiBoop?

Pour accéder à votre compte HiBoop, vous utiliserez la méthode de connexion attribuée par votre clinique. HiBoop prend en charge plusieurs options de connexion sécurisées : Google, Microsoft, Apple, lien par courriel et identifiants par mot de passe.

Instructions pas à pas

1. Rendez-vous sur app.hiboop.com.
2. Si vous avez déjà un compte, cliquez sur Connexion au bas de l'écran.
3. Choisissez votre méthode de connexion :
   • Google, connectez-vous avec votre compte Google Workspace ou Gmail
   • Microsoft, connectez-vous avec votre compte Outlook ou Microsoft 365
   • Apple, connectez-vous avec votre identifiant Apple
   • Lien par courriel, recevez un lien de connexion sécurisé par courriel (sans mot de passe)
   • Courriel et mot de passe, utilisez votre courriel et votre mot de passe si l'admin de votre clinique en a défini un
4. Complétez l'authentification à deux facteurs si elle est demandée.

Identifiants oubliés?

• Cliquez sur « Mot de passe oublié? » (pour les utilisateurs Courriel et mot de passe)
• Ou demandez à l'admin de votre clinique de réémettre l'invitation ou de mettre à jour vos accès

Comment gérer mon profil

Les paramètres de profil vous permettent de mettre à jour votre nom, de changer votre mot de passe et d'activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour plus de sécurité. Ces paramètres sont propres à votre compte utilisateur.

Instructions pas à pas

1. Allez à Paramètres > Profil.
2. Sous Profil, vous pouvez mettre à jour votre :
   • Nom complet, visible par les autres membres de l'équipe et les patients (le cas échéant)
   • Courriel, votre courriel de connexion et de contact (contactez votre admin pour le modifier)
3. Pour mettre à jour vos identifiants :
   1. Cliquez sur Changer le mot de passe pour en définir un nouveau
   2. Saisissez votre mot de passe actuel et le nouveau mot de passe
4. Pour renforcer la sécurité :
   1. Cliquez sur Activer l'authentification à deux facteurs
   2. Utilisez une application d'authentification (comme Google Authenticator ou Authy) pour scanner le QR code
   3. Saisissez le code à 6 chiffres généré pour confirmer la configuration
5. Cliquez sur Déconnexion pour quitter votre compte de façon sécurisée.

Comment gérer les détails de la clinique?

Les administrateurs de clinique peuvent mettre à jour le nom commercial, les coordonnées, l'adresse et les spécialités affichées aux patients. Ces informations apparaissent sur les formulaires partagés et les communications, alors les garder à jour assure clarté et professionnalisme.

Instructions pas à pas

1. Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche.
2. Sélectionnez l'onglet Clinique en haut de l'écran des paramètres.
3. Mettez à jour les champs souhaités :
   • Nom commercial
   • Type de pratique et Spécialité de traitement
   • Adresse, Ville, Province et Code postal
   • Téléphone, Site Web et Courriel de la clinique
4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Comment ajouter du personnel à mon compte?

Les administrateurs peuvent inviter de nouveaux membres du personnel à rejoindre la clinique dans HiBoop et leur attribuer des rôles avec des autorisations prédéfinies. Cela garantit que chaque utilisateur n'accède qu'aux fonctionnalités et aux données dont il a besoin.

Instructions pas à pas

1. Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche.
2. Allez à l'onglet Équipe dans la barre des paramètres.
3. Cliquez sur Ajouter du personnel dans le coin supérieur droit.
4. Remplissez les détails suivants :
   • Nom (facultatif)
   • Courriel (obligatoire, l'invitation y sera envoyée)
   • Rôle, sélectionnez parmi les rôles disponibles (p. ex. Administrateur du compte)
5. Vérifiez les autorisations associées à ce rôle.
6. Cliquez sur Enregistrer pour envoyer l'invitation.

Comment gérer les rôles du personnel

HiBoop permet aux administrateurs de gérer les rôles du personnel et leurs autorisations, en s'assurant que les membres de l'équipe disposent du niveau d'accès approprié. Les rôles définissent ce que chaque utilisateur peut consulter, modifier et contrôler sur la plateforme.

Instructions pas à pas

Consulter et modifier les rôles

1. Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche.
2. Naviguez vers l'onglet Rôles.
3. Vous verrez une liste de rôles prédéfinis (p. ex. Administrateur du compte, Administrateur clinique, Prestataire de soins, Réception, Personnel de soutien), avec descriptions et personnel attribué.
4. Utilisez le bouton + Ajouter un rôle en haut à droite pour créer un nouveau rôle (si les rôles personnalisés sont activés).
5. Pour mettre à jour un rôle :
   • Cliquez sur un rôle pour ouvrir le panneau Modifier le rôle.
   • Utilisez la section « Membres de l'équipe attribués » pour ajouter ou retirer des utilisateurs.
   • Vérifiez ou ajustez les autorisations regroupées par catégorie :
     • Accès aux patients (consulter les patients, consulter les résultats, etc.)
     • Contrôles d'évaluation (émettre, ajuster, soumettre, archiver les évaluations)
     • Administration et rapports (gérer les utilisateurs, la facturation, l'accès au support, les journaux d'audit)
   • Enregistrez les modifications et confirmez les responsabilités d'autorisation.

Comment paramétrer les alertes d'évaluation et de risque?

HiBoop vous permet de créer des alertes lorsque la gravité des symptômes d'un patient atteint un seuil défini. Vous pouvez également contrôler si les résultats d'évaluation sont visibles aux patients par défaut.

Instructions pas à pas

1. Depuis l'onglet Formulaire d'évaluation, faites défiler jusqu'à la section Alertes.
2. Cliquez sur + Ajouter une alerte.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez :
   • L'évaluation (p. ex. PHQ-9, GAD-7)
   • Le seuil de gravité qui doit déclencher une alerte (p. ex. « Modérément sévère » ou une valeur de score)
4. L'alerte se déclenchera lorsqu'un nouveau résultat dépassera ce seuil.
5. Pour retirer une alerte, cliquez sur l'icône moins (–) à côté.

Comment renommer les types d'évaluations programmées

Vous pouvez personnaliser les noms des étapes d'évaluation de votre clinique, comme Admission, Suivi périodique, Sortie et Suivi post-traitement, pour qu'ils correspondent à votre flux de travail interne. Ces étiquettes personnalisées apparaissent partout sur la plateforme et aident à clarifier le suivi de progression de votre équipe.

Instructions pas à pas

1. Allez à Paramètres > Formulaire d'évaluation.
2. Faites défiler jusqu'à la section Types d'évaluation.
3. Mettez à jour les étiquettes dans les champs souhaités :
   • Admission, p. ex. renommer en Évaluation initiale
   • Suivi périodique, utilisé pour les mises à jour régulières; le système ajoutera un numéro automatiquement (p. ex. Suivi périodique #3)
   • Sortie, dernière évaluation avant la fin des soins
   • Suivi post-traitement, vérifications après traitement; le système y ajoute aussi des numéros (p. ex. Suivi #2)
4. Les modifications s'enregistrent automatiquement ou lorsque vous cliquez ailleurs (selon la version).

Comment choisir mes évaluations préférées

Les évaluations préférées sont les outils par défaut utilisés lorsqu'une condition est identifiée lors du dépistage des symptômes. Les définir assure la cohérence dans votre clinique et simplifie la planification des évaluations.

Instructions pas à pas

1. Allez à Paramètres > Formulaire d'évaluation.
2. Faites défiler jusqu'à la section Évaluations préférées.
3. Pour chaque catégorie de condition listée (p. ex. Trauma, Dépression, Consommation de substances), cliquez sur le menu déroulant.
4. Sélectionnez l'outil préféré de votre clinique parmi les options disponibles. Exemple : pour Trauma, choisissez PCL-5 | PTSD Checklist for DSM-5-TR
5. Répétez pour les autres conditions que votre clinique évalue régulièrement.
6. Cliquez sur Enregistrer au bas de la page pour sauvegarder vos préférences.

Comment ajouter des modèles de programme?

Les modèles de programme vous permettent de définir un ensemble standardisé de calendriers d'évaluation (comme Admission, Suivis périodiques, Sortie et Suivi post-traitement) qui peuvent être réutilisés pour différents patients. Cela aide à automatiser la planification et soutient une production de rapports cohérente entre les cohortes.

Instructions pas à pas

1. Allez à Paramètres > Programmes.
2. Cliquez sur + Ajouter un programme ou sélectionnez un modèle existant à dupliquer.
3. Remplissez les éléments suivants :
   • Nom du programme
   • Description (utilisée à l'interne pour décrire l'objet du programme)
   • (Facultatif) Cliquez sur Générer un lien pour créer un Lien de configuration de programme, permettant aux patients de rejoindre ce programme automatiquement.
4. Sous Calendrier d'évaluation, cliquez sur + Ajouter un calendrier pour définir chaque point d'évaluation :
   • Sélectionnez un Type (p. ex. Admission, Suivi périodique, Sortie, Suivi post-traitement)
   • Définissez le nombre de jours à partir du début du programme (p. ex. Suivi périodique au jour 7)
   • Choisissez les Paramètres d'évaluation comme Pré-dépistage et le dépistage des conditions associées
   • Sélectionnez les évaluations requises le cas échéant
   • Choisissez le Format d'évaluation (Courriel ou En personne)
5. Répétez pour ajouter des points de calendrier supplémentaires au besoin.
6. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser le programme.

Comment inscrire automatiquement les patients à un programme sans créer leur compte d'abord?

Les Liens de configuration de programme vous permettent d'intégrer automatiquement les patients à un programme spécifique. Lorsqu'un patient ouvre le lien, il est ajouté à votre clinique et commence le calendrier d'évaluation attribué sans configuration manuelle.

Instructions pas à pas

1. Allez à Paramètres > Programmes.
2. Cliquez sur le programme que vous souhaitez activer pour l'auto-inscription.
3. Sur le côté droit, cliquez sur Générer un lien sous Lien de configuration de programme.
4. Copiez le lien généré et partagez-le avec le patient de façon sécurisée (p. ex. par courriel, formulaire d'admission ou plateforme de messagerie).
5. Lorsque le patient ouvre le lien :
   • Il est guidé dans la création de compte
   • Il est automatiquement ajouté à votre clinique
   • Son calendrier d'évaluation pour le programme sélectionné commence avec Jour 0 = date d'inscription

Comment surveiller l'activité du compte?

Les Journaux d'activité de HiBoop permettent aux administrateurs de clinique de suivre qui a accédé ou modifié les données patient, quand cela s'est produit et quelle action a été effectuée. Cela soutient les exigences d'audit, la responsabilité clinique et la supervision administrative.

Instructions pas à pas

1. Allez à Paramètres > Journaux.
2. Le tableau Journaux d'activité affiche :
   • Date et heure de chaque action
   • Type d'événement (p. ex. Résultats patient consultés, Questions d'évaluation répondues)
   • Nom de l'utilisateur qui a effectué l'action
   • Nom du patient associé à l'action
   • Les Détails pertinents
3. Utilisez les contrôles en haut pour filtrer votre vue :
   • Menu déroulant Type d'événement pour cibler des actions spécifiques
   • Barres de recherche pour filtrer par utilisateur ou patient
   • Sélecteur de plage de dates pour limiter les résultats à une période donnée